Oviku Oy tietosuoja- ja rekisteriseloste päivitetty 24.5.2018.

Oviku Oy noudattaa voimassa olevaa EU:n tietosuojalakia (GDPR) henkilötietojen käsittelyssä. Alla on yrityksen tietosuoja- ja rekisteriseloste, josta käy ilmi miten henkilötietoja ja siihen liittyviä muita tietoja käsitellään.

1.   Rekisterinpitäjä

Oviku Ltd. Kaavintie 8, 01650 Vantaa, Finland info@oviku.com.

Y-tunnus: 2568208-7

2. Rekisterin nimi

Oviku Oy:n asiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Oviku Oy:n tai sen erillisellä sopimuksella valtuuttama yhteistyökumppani käyttää Oviku Oy:n asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakassuhteen jatkuvaan hoitoon ja ylläpitoon;
  • Yrityksen palveluiden toteuttamiseen;
  • Asiakastilaisuuksien ja -tapahtumien varmentamiseen;
  • Asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittämiseen;
  • Markkinointiin;
  • Mielipide- ja markkinatutkimuksiin;
  • Segmentointiin ja profilointiin;
  • Liiketoiminnan analysointiin ja tilastointiin; sekä muihin vastaaviin tarkoituksiin.

Henkilötietoja voidaan myös käsitellä tulevaisuudessa Oviku – konserniin kuuluvissa muissa eurooppalaisissa yhtiöissä henkilötietolain mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin voimassaolevaan henkilötietolainsäädäntöön, erityisesti:

  • Palvelun käyttöä koskevaan sopimussuhteeseen Oviku Oy:n ja asiakkaan välillä
  • Oviku Oy:n tai sen yhteistyökumppanin oikeutettuun etuun silloin kun henkilötietoja käsitellään markkinointitarkoituksissa

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Yksityiskäyttäjän perustiedot, kuten nimi, osoite, kieli, ikä, puhelinnumero;
  • Yrityskäyttäjän perustiedot, kuten yrityksen nimi, osoite, Y-tunnus, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero;
  • Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutustiedot, tuotetiedot, tilaustiedot, asiakaspalautteet, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot;
  • Palveluiden ja tuotteiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot sekä viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot, kuten tunnistamistiedot;
  • Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot;
  • Rekisteröidyn mahdollisesti antamat profilointi- ja kiinnostustiedot;
  • Tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot;
  • Maksullisten ja korkeaa tietoturvatasoa vaativien palveluiden osalta henkilötunnus luotettavaa tunnistamista varten;
  • Rekisteröidyn yhteydenotot asiakaspalveluun ja muu rekisteröidyn kanssa käyty viestintä;
  • Tuotteisiin liittyvät tiedot, kuten: tuotteen nimi, versio, tilaajan tietoja esim. lähetyksen kohdemaasta, siellä sijaitsevasta osoitteesta, valmistenumero, muut tarvittavat tuotteiden tunnistetiedot, muut tarvittavat käyttötiedot, tuotteen tarjous- ja ostotapahtumat sekä palautus- ja muut toimenpiteet, testauksen tai muun yleisen palautetta käsiteltävää tietoa ja näiden lopputulemaa. Sekä mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, palautuskortilla, internetin kautta, sähköpostilla tai
  • muulla vastaavalla tavalla;
  • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla;
  • yhteistyökumppaneilta;
  • Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämästä ns. Robinson-rekisteristä; sekä VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, Ovikun verkkokaupan tietojärjestelmästä, Matkahuollon osoitejärjestelmästä, osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan tarvittaessa Oviku Oy:n valikoiduille yhteistyökumppaneille tuotteen takuuseen, huoltoon tai muihin kunnossapitoon tai turvallisuuteen liittyviin toimiin liittyen, suoramarkkinointitarkoituksiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin sekä muihin vastaaviin selvityksiin. Tietoja voidaan myös luovuttaa tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin muille Oviku – konserniin kulloinkin kuuluville yhtiöille sekä liiketoimintasiirron yhteydessä vastaanottavalle yritykselle.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle esimerkiksi palvelun teknisen toteutuksen niin edellyttäessä, kuitenkin ainoastaan henkilötietolainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi Euroopan komission mallilausekkeita käyttäen.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot toimittamalla sitä koskeva kirjallinen ja allekirjoitettu pyyntö Oviku Oy:lle.

Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää kohdassa 1. mainitulle yhteyshenkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja

suoramainontaa, profilointia ja segmentointia, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä

markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä rekisteröity voi olla yhteydessä kirjallisesti

kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen ja kulloinkin voimassaolevan henkilötietolainsäädännön vastaisesti. Valituksen voi tehdä tietosuojavaltuutetun toimistoon, tarkemmat tiedot valituksen tekemisestä löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysaika

Henkilörekisteri on ainoastaan sähköisessä muodossa. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Henkilötiedot hävitetään automaattisesti 6 vuoden jälkeen, mikäli asiakassuhde ei ole ollut aktiivinen. Palvelun käytön lopettamisen jälkeen tietoja voidaan säilyttää ja käyttää suoramarkkinointitarkoituksiin ja profilointiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt suoramarkkinointia tai profilointia.

9. Evästeet

Oviku Oy käyttää ja kerää sivustollaan evästeitä ja käyttää vastaavia tekniikoita. Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käytön tarkoituksena on analysoida ja kehittää palvelujamme, jotta pystymme palvelemaan asiakkaitamme entistä paremmin. Voit poistaa evästeiden käytön selaimesi asetuksista. Mikäli haluat lisätietoa evästeistä, voitte olla yhteydessä tietosuoja-asioista vastaavaan henkilöön (yhteystiedot yllä).